本网讯（记者 李可欣）管理体系文件是企业组织管理的基础工作。一汽富晟毯业公司自2015年6月以来，全力建设管理体系，梳理与编写管理文件，建立了一套科学的、有效的管理模式。并采用多种方式运行管理体系文件，收到了良好果效，促使企业管理走向程序化、标准化、系统化、统一化与合理化，进而优化了工作流程，提高了工作效率。
一、精心准备，为建设管理体系打下坚实基础
1、分析现状，查找问题点
没有调查权就没有发言权，只有进行科学、具体的分析，才能查找真因，找到切入问题的临界点。一汽富晟毯业公司首先分析了公司管理体系现状：一是体系不健全。公司目前质量体系文件内容过于简单化，各种程序文件编写模式单一，没有根据业务特点建立一套与之相适应的管理体系。二是信息不共享。工作衔接不流畅，导致各部门开展各项业务时冲突不断。三是认识不统一。体系管理的观念没有形成，执行体系文件的随意性较大，敷衍了事是普遍现象，甚至大多数员工认为落实质量管理体系是一种负担。四是流程不明确、权责不清晰。各部门管理流程及接口关系不明确，经常造成工作推诿；同时，权责不清晰，造成了工作无人负责。
上述四个方面分析，使一汽富晟毯业公司领导团队深深认知：管理体系不健全，信息不共享，认识不统一，考核不到位是公司目前管理体系最主要的弊端。因此，一汽富晟毯业公司要从“战略管理”、“企业文化”、“业务流程”、“组织框架”四个层面梳理与建设管理体系，吸收目前先进的管理思路，结合集团总部及先进公司管理经验，细化管理流程、制定标准化操作指导类文件，保证管理标准与业务标准的融合，实现制度向管理标准的转化和提升。
2、全力推进，召开启动会
为更好地推动建设管理体系工作的开展，一汽富晟毯业公司于2015年召开了管理体系梳理启动会。并成立了领导组、专家组、项目组，三驾马车共同驱动此项工作更好地进行。
启动会上，一汽富晟毯业公司总经理王志仁指出：为解决公司管理体系中存在的问题，提升公司管理能力，此次实施公司管理体系的梳理就是要基于以上存在的问题逐步的“理清楚、管起来、持续优化”。对企业的管理流程等文件进行全面的梳理，整合优化管理制度、部门职责、管理流程、业务表单等要素，构建企业标准体系，实现管理标准、工作标准、技术标准这“三大”标准的协同。
上有原动力，下有执行力。上下联动，促使一汽富晟毯业公司建设与梳理管理体系工作进一步有效开展，为建设管理体系工作打下了坚实基础。
3、层层推进，分阶段执行
一汽富晟毯业公司依据实际，分三阶段梳理与建设管理体系，使此项工作层层推进，按照既定目标前行，为梳理与建设管理体系提供了有力支撑。
第一阶段项目策划阶段。主要从四方面开展工作：一是进行管理体系诊断、差距分析；二是成立管理体系梳理项目组；三是制定公司管理体系实施计划和目标；四是制定文件及记录控制程序及文件编写规定，形成标准化并下发。
第二阶段是文件编制阶段。主要从四方面开展工作：一是识别体系标准、过程关联关系、寻找缺失项，形成分析报告。二是对于质量体系识别中缺失类管理文件，进行补充。三是组织各职能部室完善修订流程文件，完善相关表格、修订相关文件。四是按照公司部门职责接口关系、文件管理及编制程序评审文件符合性。
第三阶段是文件试运行阶段。主要从三方面开展工作：一是管理文件试运行；二是组织管理文件的培训；三是通过管理评审进行文件符合性验证，制定管理措施进行持续改进。
二、编制文件，全力梳理与建设实用型管理体系
1、建立标准，明确编制方式
一汽富晟毯业公司在梳理管理体系文件工作时，工作组首先制定了《管理文件控制程序》，明确了管理文件的编写要求，实现管理文件格式的标准化与格式化，内容包含管理文件的框架结构、管理文件的构成要素、管理文件的编写要求、层次的描述和编号、管理文件的格式等，使梳理管理体系文件工作按照程序执行，为开展梳理管理体系文件工作提供了标准与依据。
2、编制文件，完成预定目标
一汽富晟毯业公司参考相关公司文件与先进经验，依据公司实际重新进行过程识别分析，识别出34个主过程。同时制定了体系文件梳理计划，识别出75个作业文件，如《管理文件编写规定》、《供应商审核质量规定》、《月经营指标管理规定》等，进一步补充主过程文件，为主过程文件服务。
在编制文件过程中，确定了职能部门与负责人，明确完成时间节点，在相关人员的共同努力下，完成了94个文件，其中程序文件34个，作业文件60个。
专家组对已编制的主程序文件进行评估，作业文件由项目组自行评估，并在评估过程中解决了一系列问题与难点。一汽富晟毯业公司于2015年8月10初次发布了第一批文件，数量为10个，至此取得了初步成果。2015年9月30发布了第五批文件，109个文件全部梳理完毕，基本完成了预定目标。
3、克服问题，转变员工思维
转变思想，才能更清楚地认知事物改变事物。一汽富晟毯业公司在建设与梳理管理体系文件时，遇到了以下两方面困难：一是员工对梳理文件思想认知上存在差异，认为没有管理文件工作也照常运行，甚至认为编制管理文件意义不大；二是员工缺少主动性与创新性，不能自发解决编制文件中遇到的问题与难点。
针对上述两个难点，一汽富晟毯业公司制定了有效措施，进一步解决员工思想认知问题。主要从以下三个方面入手：一是领导重视与推动。一汽富晟毯业公司总经理王志仁以身作则，参加每一次的管理文件梳理会议，推动职能部门与全体员工开展此项工作。二是专家帮助与支持。请专家传达先进的创新理念，介绍合资公司、兄弟单位的先进经验，分析毯业公司的特点，解决实践工作中存在的问题，促使员工转变了思想。三是项目组加强协调工作。项目组为员工提供帮助平台，分析解决存在问题，协调推动工作开展，进一步调动员工编写文件的积极性。
4、加强关联，提升工作效率
管理文件关联性十分重要。如何才能编写出具有关联性的文件，是摆在领导组、专家组、项目组面前的一个课题，一汽富晟毯业公司采用过程矩阵分析方法解决了此难题。
在编写文件时，一汽富晟毯业公司首先明确了编写文件的过程拥有者、过程描述、输入信息、输出信息、输出接口、过程名称等，寻找出编写文件的关联性。例如编写《投资管理程序》时，在过程实施中会引用《非生产物资采购流程》进行关联操作，并在验收转固过程中引用《固定资产管理规定》，进行关联操作，使三个文件有机联系在一起。
三、落地执行，采用多种方式持续推进体系建设
1、采用培训，提升执行力
培训是提升技能的重要方式之一。一汽富晟毯业公司制定了详细的“培训计划”，进一步提升员工的执行力。培训分为三种方式进行，一是专题会，进行疑难解答文件中存在的问题；二是培训会，利用周一至周五午休期间，对全体管理人员讲解管理体系文件；三是临时性培训，对关联性较强的文件进行培训。
截至2015年12月份，一汽富晟毯业公司所有管理文件的培训与讲解都已完毕，提升了员工对管理文件的认知度与熟悉度。
2、召开发布会，提升执行力
一汽富晟毯业公司领导团队对管理体系文件建设工作高度重视，以发布会的形式对管理文件进行发布，引导员工重视此项工作。一汽富晟毯业公司共召开了5次发布会，进行管理文件会签，确认文件发布。并以PDF格式将管理体系文件发送到公共盘上进行共享，使所有员工确知文件。相关管理人员可以在公共盘上查知相关联的工作程序，减少了工作量，提升了工作效率。
3、加强验证，进行持续改进
一汽富晟毯业公司为加强此项工作的执行力，于2015年进行了内审活动，制定了流程体系审核提问表，其包含整个活动类别，并以质量体系轴线为主轴，贯穿所有管理活动的主过程。
一汽富晟毯业公司项目组成员和质量体系管理人员对管理体系文件执行情况共同进行审查，以关注文件中几个重点为范畴，审查管理体系文件的执行度，对审核中发现的问题提出整改意见。例如《订单审查记录》中签字确认项有漏项情况，项目组成员和质量体系管理人员建议要确认与实际相符。并在审核会议上发布存在的相关问题，同时，按照月进行跟踪复查，确保管理体系文件了执行力与工作效率。
